Vacature: Administrateur / Front Desk (M/V) 24 uur

Vacature: Administrateur / Front desk (m/v)

Standplaats: Schiphol-Rijk

Aantal uren: 24 uur per week. (evt. uit te breiden naar 32 uur)

Wij groeien als een gek! Houd jij van de vastgoedwereld? Ben je servicegericht, een financiële en secretariële duizendpoot? Ben jij de vrolijke noot die met veel enthousiasme in staat is om gastvrijheid en de organisatie van een bedrijf hoog te houden? Lees dan snel verder!

Interglobe

Interglobe is een ervaren Vastgoedmanagementorganisatie werkzaam op het gebied van parkmanagement, gebouwbeheer, het opstarten en beheren van bedrijveninvesteringszones, daarnaast zijn wij bezig met het ontwikkelen van strategieën voor waardebehoud- en verhoging van onroerend goed. Interglobe is vooruitstrevend en managet op een proactieve wijze vastgoedprojecten. Wij denken mee en zijn innovatief naar onze opdrachtgevers.

Rol

Als Administrateur / Front Desk Medewerker heb je een dubbelfunctie.

Je bent en het visitekaartje van Interglobe bij de Front desk en je bent verantwoordelijk voor de financiële administraties/processen. Als Front Desk Medewerker ben je verantwoordelijk voor het bedienen van de telefooncentrale, het ontvangen en te woord staan van bezoekers, het verzorgen van de postverwerking en servicedeskmeldingen. Wij zoeken iemand die mét ons meedenkt en bouwt aan de toekomst van Interglobe!

Als administrateur verricht je de werkzaamheden standvastig, past de regels en voorschriften toe en je moet daarvoor voldoende zeker zijn van jouw vakkennis. Als administrateur voer je de taken uit met een kritische houding en ben je zeer discreet. Je vraagt je altijd af of de informatie die je ziet geautoriseerd, juist, volledig en tijdig is. Je controleert je eigen werk en dat van anderen systematisch. Je blijft dit geconcentreerd doen, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn. Je beschikt over cijfermatig inzicht en begrijpt waarom je bepaalde handelingen verricht. Jij bent vaardig met (boekhoudkundige) software, hebt interesse in het vakgebied en wil je daarin blijven ontwikkelen.

Taken en verantwoordelijkheden:

Wat ga je o.a. doen als Front Desk Medewerker:

  • Je bent het eerste aanspeekpunt binnen het pand voor bezoekers, huurders en onze eigen relaties;
  • Je managet alle inkomende communicatiestromen zowel telefonie als postverkeer en houdt de planning voor de vergaderruimtes en pantry bij;
  • Je onderhoudt de receptieomgeving en zorgt ervoor dat de procedures omtrent veiligheid van de werknemers en huurders in het pand te allen tijde worden gevolgd;
  • Je verwerkt meldingen voor de servicedesk, inkomende/ uitgaande post, telefonische werkzaamheden;
  • Je maakt reserveringen, plant afspraken en houdt de agenda’s bij;
  • Je bent een echte duizendpoot die het team ondersteunt;
  • Overige werkzaamheden ter ondersteuning van Interglobe en je collega’s.

Wat ga je o.a. doen als Administrateur:

  • Je bent het financiële aanspreekpunt en verantwoordelijk voor de coördinatie en het (laten) uitvoeren van alle financiële processen binnen Interglobe/ de projecten en stuurt bij waar nodig;
  • Controleert en bewerkt: dagboeken, het inkoopboek, het verkoopboek, het kasboek en het bankboek van Interglobe en opdrachtgevers;
  • Zet facturen klaar ter accordering en betalingen klaar in de bank bij akkoord en monitort en controleert de accorderings- en betalingsprocessen;
  • Verricht activiteiten voor het debiteuren en crediteurenbeheer;
  • Stelt facturen op, controleert deze, bewaakt de betalingstermijnen en verricht activiteiten voor de invordering;
  • Controleert inkoopfacturen en verricht activiteiten voor de fiattering van inkoopfacturen;
  • Beheert en controleert een urenregistratie voor Interglobe;
  • Verricht werkzaamheden t.b.v. de periodeafsluiting en de belastingaangiftes;
  • Verricht boekingen in het memoriaal;
  • Bereidt de periodeafsluiting en jaarrekeningen zo ver mogelijk voor;
  • Zorgt dat alle administraties te allen tijde up-to-date zijn en voert indexeringen door;
  • Is verantwoordelijk voor en stelt zowel begrotingen, MJOP’s, jaarrekeningen als de eindafrekening stook- en servicekosten en financiële prognoses op in overleg met directie en/of park-vastgoedmanagers;
  • Neemt deel aan vergaderingen en overige overleggen omtrent financiële zaken en presenteert de cijfers;
  • Het eerste aanspreekpunt o.a. in gerechtelijke incassoprocedures en betalingsregelingen, start op en monitort deze;
  • Signaleert tijdig interne en externe onvolkomenheden in de werkprocessen en stuurt bij om tot een goed resultaat te komen;
  • Heeft interesse in digitalisering /automatisering van o.a. de administraties, beheert de systemen en maakt deze eigen;
  • Overige voorkomende financiële werkzaamheden.

Wat breng je mee:

  • Gerichte opleiding op MBO+/HBO niveau, voorkeur voor Financiële Administratie, Bedrijfseconomie of Accountancy;
  • Minimaal 3 jaar werkervaring als administrateur (pre);
  • Affiniteit met de vastgoedwereld en de ambitie om door te groeien in dit prachtige vak.
  • Je hebt ervaring met MS Office en de boekhoudpakketten: Basecone en Twinfield (Bij voorkeur ook met Twinq);
  • Ervaring met klantencontact in een commerciële, internationale en servicegerichte werkomgeving;
  • Je hebt verantwoordelijkheidsgevoel, kan zelfstandig en in teamverband werken, je bent praktisch en doelgericht ingesteld;
  • Je werkt gestructureerd, houdt het overzicht en beschikt over goede communicatieve vaardigheden;
  • Je neemt initiatief en hebt een klantgerichte instelling, straalt betrokkenheid en enthousiasme uit;
  • Zeer goede beheersing van de Nederlandse (ABN) en een goede beheersing van de Engelse taal, zowel woord als geschrift;
  • Geen negen tot vijf mentaliteit,
  • Je bent minimaal in het bezit van rijbewijs B;
  • Woonachtig in de regio;

Wat bieden wij jou:

  • Een uitdagende functie waarbij je jezelf verder kan ontplooien;
  • Een collegiale informele werksfeer;
  • Een persoonlijk ontwikkelingsplan afgestemd op onze gezamenlijke behoeftes met de mogelijkheid tot het volgen van opleidingen;
  • Eigen parkeerplaats en goede bereikbaarheid;
  • Dagelijks uitgebreide lunch, vrijdagmiddagborrel en uitjes;
  • 25 vakantiedagen op basis van een 40-urige werkweek;
  • Een salaris afgestemd op je opleiding, ervaring en leeftijd.
  • Secundaire arbeidsvoorwaarden mogelijkheden in gezamenlijk overleg.

Ben je geïnteresseerd? Stuur dan je CV met pasfoto en motivatie.

Voor vragen over de vacature kunt u contact opnemen mevrouw van Dam via desiree@interglobe.nl of telefonisch via 020 – 653 68 45.

Secundaire arbeidsvoorwaarden:

  • Vakantiegeld
  • Vrijdagmiddagborrel
  • Budget voor professionele ontwikkeling
  • Bedrijfstelefoon
  • Bedrijfsauto
  • Reiskostenvergoeding
  • Bonus / Winstdeling
  • Pensioen

Soort dienstverband: Parttime, Bepaalde tijd

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *